Onboarding
Vaststellen
van gegevens
1.1 Let’s start! Na het akkoord op ons voorstel, plannen wij een online kick-off met elkaar in. Tijdens deze kick-off bespreken we alles wat noodzakelijk is om de implementatieperiode succesvol te laten verlopen:
- Contract informatie, wat is er afgesproken in de contracten
- De kengetallen van de contracten (om het systeem van juiste gegevens te voorzien)
- Definitief maken van de implementatie planning
- Stakeholders & rollen bepalen
- Onboarding & trainingen bepalen voor stakeholders
1.2 Ontvangen kerngegevens – gemakkelijk in te vullen formulieren. Voordat GRIP kan starten met de implementatie, dienen de kerngegevens van de contracten ontvangen te worden. Deze kerngegevens worden afgestemd tijdens de kickoff. Denk hierbij aan:
- Algemene contractinformatie
- Calculatie informatie (prestatienormen, uurtarieven en gebouwgegevens)
- Afgesproken KPI en de meetmethodes
- Gebruikersinformatie: wie krijgt welke toegang?
*hiervoor zijn standaard templates beschikbaar vanuit GRIP
Systeem
implementatie
Onze implementatiemanagers zijn makkelijk benaderbaar, hebben kennis van zaken en denken met jullie mee voor een juiste strategische inrichting binnen jullie organisatie.
GRIP verwerkt de aangeleverde contractinformatie templates. Waarbij wij het financieel beheer en/ of het dashboard inrichten en de juiste autorisaties toekennen aan de gebruikers.
Training voor
gebruikers
Hierbij leren zij binnen een uur:
- Het gebruik van GRIP
- Informatie over de supportafdeling en online kennisbank
Start digitaal
contractbeheer
Als alles is ingeladen en de stakeholders zijn getraind kan het digitale contractbeheer starten conform planning. Vanaf dat moment kunnen alle stakeholders actief met GRIP werken en gaat voor onze supportafdeling het contract actief in.
GRIP heeft voor al haar gebruikers een online kennisbank ontwikkeld, hier kunnen alle introductievideo’s, tutorials en veel gestelde vragen altijd gevonden worden.
24/7
support
Onze Supportafdeling is 24/7 actief via:
- FAQ op onze website
- De GRIP online kennisbank
Evaluatie en optimalisatie systeem
GRIP zet vol in op door ontwikkeling, en blijven graag in gesprek met onze opdrachtgevers om feedback over de software op te halen.
Data Import
Hoe kan jullie data worden geïmporteerd?
Ons dashboard is volledig aan te passen naar jullie behoeften. Wij bepalen niet wat er in jullie contracten staat, maar zorgen er wél voor dat deze contractinformatie, zoals KPI’s en managementinformatie, op dezelfde manier als in het contract en huidige managementrapportages worden weergegeven. Tijdens de kick-off van het onboardingproces bespreken wij samen hoe wij dit inrichten zodat het volledig aansluit op jullie wensen.
Hoe soepel dit proces verloopt, hangt af van verschillende factoren. Wij zorgen er echter altijd voor dat alle gegevens correct worden geïmporteerd en dat alles klaarstaat voordat onze software binnen jullie organisatie wordt uitgerold.
Dataflow
Tijdens de onboarding bepalen wij samen hoe de data tijdens het gebruik van de software wordt ingevoerd. Hiervoor bieden wij drie mogelijkheden, die indien gewenst ook gecombineerd kunnen worden:
- Automatische koppelingen met bestaande softwaresystemen.
- Open API-integraties.
- Handmatige import via GRIP.
Bij optie 3 kunnen wij toegang verlenen aan jullie interne teams, leveranciers en intermediairs om data aan het systeem toe te voegen, hiervoor zijn standaard formats. Daarnaast bieden wij een aanvullende service waarbij wij alle benodigde data verzamelen en op de juiste plek in het dashboard importeren.
Data uit het verleden?
De data die jullie in de afgelopen jaren hebt verzameld in Excel of andere softwaresystemen, hoeft natuurlijk niet verloren gaan. Tijdens de implementatie kunnen we ervoor zorgen dat data uit het verleden ook zichtbaar wordt in ons dashboard zodat alle informatie op 1 plek zichtbaar is.
