Begin 2024 schreef Hogeschool Windesheim een aanbesteding uit voor schoonmaakdiensten. Tijdens de strategische fase van het opstellen van de aanbestedingsdocumenten, in samenwerking met adviesbureau CONTRAST, werd het wenselijk geacht om het schoonmaakcontract efficiënter te beheren via een digitaal realtime platform. Bij de voorgaande contractperiode was het mutatiebeheer niet altijd consistent. Vanwege de omvang van de organisatie kwamen niet alle mutaties correct door. Het was belangrijk dat het systeem gekoppeld zou worden aan Topdesk, zodat ruimtestaten direct gekoppeld zouden zijn en er geen dubbele invoer nodig zou zijn.
De oplossing werd snel gevonden in de software van Grip Facility. De module financieel beheer van Grip Facility werd dan ook als vereiste opgenomen in de aanbestedingsdocumenten voor de potentiële dienstverleners.
Stephan Simons, Managing Partner van Grip Facility, zegt: “We zijn trots dat Grip Facility een sleutelrol speelt in het verbeteren van het schoonmaakcontractbeheer bij Hogeschool Windesheim. Door onze software te koppelen aan Topdesk, bieden we niet alleen realtime inzicht, maar ook de controle die nodig is om processen efficiënter te maken en kosten te besparen. Het is geweldig om te zien hoe onze oplossing bijdraagt aan het succes van hun schoonmaakaanbesteding.”
Na een succesvolle aanbesteding, waarbij CSU in augustus 2024 begon met de dienstverlening, is de implementatie van Grip Facility inmiddels afgerond. Begin 2025 is het platform volledig operationeel en werken alle betrokkenen nu met Grip Facility.
Mark van Windesheim deelt zijn ervaring: “We zijn zeer tevreden met Grip Facility. Dankzij de software hebben we nu meer overzicht en controle dan ooit tevoren. De implementatie was af en toe een uitdaging door de vakantieperiode binnen het onderwijs, maar Grip Facility heeft ons uitstekend ondersteund tijdens het hele proces.”
Benieuwd hoe wij het schoonmaakcontractbeheer binnen jouw organisatie digitaal kunnen optimaliseren? Neem contact met ons op of doe mee aan onze webinar op 10 april om 14.00 uur. Schrijf je in via de volgende link: aanmelden (https://events.teams.microsoft.com/event/41974ee0-4dfd-4af0-a87b-e20b0a03d8e0@e5d6aef6-1039-4769-b658-89e0309425de)
