Dankzij de inzet van nieuwe technologieën en methoden is het beheer van facilitaire contracten in volle ontwikkeling. Organisaties zoeken voortdurend naar manieren om efficiënter en eenvoudiger samen te werken. Contracten en contractdata spelen hierin een cruciale rol: ze bieden waardevolle inzichten die de hele organisatie ten goede komen.

Als softwareleverancier streeft GRIP Facility naar een toekomst waarin facilitair contractmanagement eenvoudig, efficiënt en voor iedereen toegankelijk is. Het platform fungeert als de fundering: met behulp van slimme technologie maakt GRIP het mogelijk om data uit verschillende contracten te analyseren en te vergelijken. Dit biedt facilitaire afdelingen extra mogelijkheden, zoals meer inzicht in de prestaties van individuele contracten en de mogelijkheid om het totale facilitaire beheer af te stemmen op de strategische doelen van de organisatie.

“Door informatie van verschillende leveranciers in één platform te bundelen, ontstaat een helder overzicht,” zegt Stephan Simons, Managing Partner van GRIP. “Het platform fungeert als een slim stuurinstrument. Je kunt niet alleen de kwaliteit van de dienstverlening verbeteren en eenvoudig managementinformatie analyseren, maar ook de samenwerking tussen contractpartners optimaliseren.”

Meer inzicht door contractintegratie

Simons geeft een praktijkvoorbeeld: “Als KPI-data van verschillende leveranciers op een uniforme manier worden geïmporteerd, krijg je in het dashboard een duidelijk overzicht van alle contracten. Dit stelt de facilitair manager in staat om prestaties te vergelijken en, indien nodig, bij te sturen.”

“Dit kan gemakkelijk worden uitgebreid naar alle mogelijke diensten,” vervolgt Simons. “Hoewel niet alles tot in detail vergelijkbaar is, zijn de hoofdlijnen vaak wel. Het doel moet zijn om zo veel mogelijk dezelfde data te verzamelen over uitgaven, kwaliteit, duurzaamheid en prestaties van alle contractpartners. Dit maakt analyse eenvoudiger en stelt organisaties in staat om kansen te identificeren.”

Samenwerking in de keten

Steeds meer organisaties willen facilitaire dienstverleners meer laten samenwerken, merkt Simons. “Aan de ene kant willen ze gezamenlijke facilitaire doelstellingen bereiken, zoals KPI’s op het gebied van duurzaamheid. Aan de andere kant willen ze elkaar aanmoedigen om de gebouwbeleving te optimaliseren.”

GRIP ondersteunt deze digitale samenwerking in de keten. “Ons platform biedt de mogelijkheid om eenvoudig met elkaar te communiceren. Documenten kunnen gedeeld worden, afspraken en prestaties kunnen worden bekeken, en contracten kunnen gezamenlijk worden beheerd. Dit vermindert de administratieve last en versnelt de besluitvorming. Wanneer organisaties en contractpartners eenvoudig toegang hebben tot elkaars data, kunnen ze effectiever samenwerken en van elkaars prestaties leren.”

‘Contractpartners verbeteren samen de kwaliteit van de gebouwbeleving’

Duurzaamheid

Samenwerking is ook van cruciaal belang om duurzaamheidsdoelen te realiseren. “De toenemende wet- en regelgeving maakt dat duurzaamheid geen optie meer is,” zegt Simons. Hij merkt op dat duurzaamheid een belangrijk agendapunt is in de directiekamers van bedrijven. “Daarom verdient het monitoren van contracten op het gebied van duurzaamheid specifieke aandacht.”

Of het nu gaat om regelgeving of een intrinsieke motivatie, bedrijven willen steeds meer inzicht in de impact die ze hebben op mens, milieu en maatschappij. Deze behoefte zal ertoe leiden dat facilitaire en contractmanagers duurzaamheidseisen en -doelen willen integreren in hun contracten. “Je wilt duurzaamheidsprestaties op contractniveau realtime kunnen volgen en eenvoudig kunnen rapporteren zonder meerdere bronnen te hoeven doorzoeken en analyseren.”

Simons benadrukt dat ook leveranciers baat hebben bij deze data. “In een contractdashboard kunnen zij zien hoe andere leveranciers presteren op bijvoorbeeld duurzaamheidsaspecten en waar ze mogelijk verbeteringen kunnen doorvoeren.”

Meer benchmarken met data

Daarnaast merkt Simons een groeiende behoefte bij opdrachtgevers om zelf te benchmarken. “Men wil contractinformatie en prestaties vergelijken met soortgelijke locaties of andere bedrijven in dezelfde sector. Dit is een uitdaging, omdat data vaak niet op dezelfde manier zijn opgeslagen.”

Wanneer de datavormen binnen een platform wel uniform zijn, wordt vergelijken een stuk eenvoudiger. “We merken bij opdrachtgevers een toenemende bereidheid om data anoniem beschikbaar te stellen,” zegt Simons. “Door contractinformatie te benchmarken, weet je waar je staat, kun je verbeteringen identificeren en krijg je kansen om je te onderscheiden op basis van contractbeheer.”

‘Slimme aanbevelingen vanuit het systeem zijn de volgende stap’

Aanbevelingen via machine learning

Samenvattend verwacht Simons dat digitalisering het contractbeheer in 2025 naar een hoger niveau zal tillen. “De volgende stap is dat het systeem intelligente aanbevelingen gaat doen. Met behulp van machine learning kan het platform actief suggesties doen voor acties en verbeteringen in de performance van contracten. Dit helpt organisaties om contracten gemakkelijker te beheren en biedt realtime inzicht. Op basis van historische prestaties kun je tijdig bijsturen en eventueel opnieuw onderhandelen over voorwaarden.”

Machine learning maakt facilitair contractbeheer volgens Simons eenvoudiger. “Door contracten en data met elkaar te verbinden, ontstaat een diepgaand inzicht in trends, prestaties en kostenstructuren. Met data-analyse kun je contracten proactief beheren, eenvoudig managementrapportages genereren, risico’s verkleinen en betere zakelijke keuzes maken die aansluiten bij de organisatiedoelstellingen. Het resultaat is een toekomstbestendige, duurzame en slimme werkomgeving.”

Lees het gehele artikel via FACTO: https://www.facto.nl/39088/grip-facility-data-gedreven-inzichten-vereenvoudigen-contractmanagement