Het leek een onmogelijke taak, het beheren van diverse schoonmaakcontracten van meer dan 400 gebouwen. En hoe maak je als stad afspraken met alle leveranciers die je ook daadwerkelijk kunt monitoren? Dit waren de vragen waar Stad Antwerpen tegen aanliep in de zomer van 2019 bij het schrijven van de aanbestedingsdocumenten voor het contractbeheerprogramma.

Ze zochten een gebruiksvriendelijke tool voor contractbeheer en kwaliteitsmonitoring die hen ook hielp de huidige situatie te beoordelen. Daarnaast was een belangrijke uitdaging, de rolverdeling tussen vele facilitair betrokkenen, waarbij verschillende autorisaties nodig waren. Grip Facility maakt het mogelijk om per stakeholder de juiste machtigingen in te stellen. Daarnaast was de wens om het financiële proces te digitaliseren, om fouten door handmatige calculaties via e-mail en Excel te voorkomen.