Toen LMC-VO in 2021 twee nieuwe leveranciers voor schoonmaak dienstverlening kozen na hun Europese aanbesteding, groeide de behoefte aan een platform dat alles inzichtelijk kon opslaan. Van afgesproken KPI’s en informatie over de schoonmaak tot aan zelf te beheren contracten. Dit is hoe LMC-VO inzicht kreeg in de schoonmaak met GRIP Facility.
✓ Efficiënter
✓ Sneller
✓ Productiever
Over LMC-VO
Onderwijsinstelling LMC Voortgezet Onderwijs biedt interconfessioneel en algemeen bijzonder voortgezet onderwijs aan in Rotterdam. Alle onderwijsniveaus zijn vertegenwoordigd: van praktijkonderwijs tot en met gymnasium.
- Locatie: Rotterdam
- Aantal scholen: 23
- Medewerkers: 1.200
- Leerlingen: 8.600
- Case categorie: efficiëntie, inzicht, automatisering
Services:
Na de Europese aanbesteding voor de schoonmaakdiensten bij het LMC-VO, zocht de onderwijsinstelling een manier om alle informatie tijdens en na de aanbesteding inzichtelijk op te slaan. Gebruikers (scholen) en leveranciers moesten daarnaast in staat zijn de informatie eenvoudig uit te lezen. En dat niet alleen: het team had behoefte aan een contractbeheer tool, waarmee ze hun contracten digitaal en eenvoudig konden beheren. Met het dashboard en financieel management van GRIP zijn alle afspraken in het schoonmaakcontract van LMC-VO nu helder, transparant én digitaal.
De uitdagingen na een aanbesteding
LMC-VO heeft 23 scholen. Voor ieder van deze scholen moest de dienstverlening na de aanbesteding worden opgestart. Daar kwamen verschillende uitdagingen bij kijken: de leveranciers moesten de schoonmaak naar behoren opstarten en uitvoeren. LMC-VO wilde daarnaast kunnen meten hoe goed het werk uitgevoerd werd. Bovendien was er behoefte aan een inzichtelijke calculatie als het werk op- of neergeschaald moest worden.
LMC-VO had daarom een manier nodig om al die informatie inzichtelijk te krijgen en te houden.
Controle over de schoonmaak
Om effectief alle facetten van de schoonmaak te organiseren, erkende LMC-VO de noodzaak om aan de slag te gaan met een platform dat in al hun vragen kon voorzien. GRIP bood de support die de onderwijsinstelling nodig had. Samen met Stephan Simons werd het project een succes door oplossingen te kiezen die aansloten bij de mate van ontzorging die LMC-VO nodig had.
“De implementatie van de oplossing werd verzorgd door Stephan. Hij ging in eerste instantie in gesprek met het adviesbureau dat de aanbesteding verzorgde (Atir) en de twee leveranciers (Cantorclin en FrisFacilitair) om de transitie zo goed mogelijk te laten verlopen. Bij de implementatie en introductie van het platform zelf gaf het supportteam van GRIP een zeer goede uitleg, waarbij de service gebruiksvriendelijk was. Bij vragen en mogelijkheden binnen het programma konden we altijd rekenen op vriendelijke en snelle antwoorden.”, aldus Diana Bena, projectleider Facilitair en Inkoop bij LMC-VO.
Informatie uitlezen voor iedereen eenvoudig
Om zowel de contractmanager en locatiemanager als de leveranciers wegwijs te maken in het systeem, kon de onderwijsinstelling rekenen op videohandleidingen. Elk onderdeel kan zo goed uitgelegd worden, zodat iedereen snel begrijpt waar het om gaat: het samenwerken in een platform. Daarnaast kan het team ook werken met het volwaardige supportkanaal van GRIP met een grote kennisbank waarin alle vragen beantwoordt worden.
Binnen het platform van de onderwijsinstelling is het nu voor alle partijen mogelijk alle relevante contractinformatie overal, realtime te benaderen. Niet alleen fijn voor de contractmanager, maar ook fijn voor de leveranciers en locatiegebonden personen die voor hun eigen locatie continu kunnen zien hoe het ervoor staat qua calculaties en prestaties.
“We hadden behoefte aan een platform waarin alles bij elkaar inzichtelijk kon worden opgeslagen. Dat is zeker wat GRIP biedt. Het is functioneel, gebruiksvriendelijk en de layout ziet er goed uit. Daarnaast werkt het uitstekend voor iedereen die erin moet werken. Ook de medewerkers op de scholen die toegang hebben reageren positief.”
Efficiëntie dankzij financieel managementprogramma
Voor LMC-VO was er ook behoefte aan een zelf te beheren financieel managementprogramma. Hierin kunnen calculaties worden beheerd, extra werk vastgelegd en daarop volgende factuurcontroles worden gedaan binnen GRIP voordat het naar de crediteurenadministratie (Afas) van LMC-VO gaat. Ook dat was mogelijk. De onderwijsinstelling kon samen met Stephan de calculaties vanuit de aanbesteding invoeren en updaten, zodat vanaf 1 januari het contract live gebruikt kon worden. Leveranciers kunnen daarnaast ook eenvoudig hun gespreksverslagen met locaties uploaden, zodat er continu een goed beeld van de locatie beschikbaar is voor de contractmanager.
“De uitleg bij de introductie van het calculatiesysteem was goed. Door het calculatieprogramma kunnen communicatiestappen, zoals het aanvragen van wijzigingen, worden overgeslagen. Dat betekent dat we efficiënter kunnen werken en onze productiviteit hebben verhoogd. Zelf ben ik dan ook zeer te spreken over het financieel managementprogramma!”
Toekomstbestendige oplossing
De implementatie en uitvoering zijn soepel verlopen voor LMC-VO en de leveranciers. Intussen zitten de leveranciers zelfs in de fase dat ze bekijken of het mogelijk is om meer informatie te automatiseren, zoals hun eigen DKS en gespreksverslag software, die aan GRIP te koppelen is. Voor zowel het inladen van KPI-data (DKS en gespreksverslagen), als voor het financieel management zijn er open API-mogelijkheden.
Diana is in elk geval zeer tevreden over de oplossing: “GRIP werkt geheel naar verwachting. Het totale aangeboden product en de dienstverlening zijn voor LMC-VO nu compleet. In de toekomst hopen we dat ook de scholen zelf het programma kunnen beheren. GRIP is zodoende een uitstekende tool om de schoonmaak te kunnen beheren.”
Ook GRIP op je schoonmaak?
Met de verschillende mogelijkheden binnen GRIP bieden wij het volledige pakket, en met onze uitstekende dienstverlening kan ook jij inzicht krijgen in je schoonmaak. Ontdek hoe wij jou kunnen helpen.
