Hoe krijg je als regionaal opleidingscentrum meer controle op de facilitaire zaken? ROC van Twente kampte met een gebrek aan transparantie en overzicht binnen het contractbeheer. De problemen deden zich bijvoorbeeld voor in de schoonmaak op het gebied van ruimtestaten, bestekken, communicatie met leveranciers en extra werkopdrachten. Om deze vraagstukken op te lossen zocht ROC van Twente  contact met GRIP Facility. In combinatie met een succesvolle schoonmaakaanbesteding begeleid door Atir, was de oplossing dichtbij.

Sinds de nieuwe aanbesteding heeft het ROC van Twente meerdere schoonmaakleveranciers, wat in principe het contractbeheer niet makkelijker maakt.

Projectleider en adviseur facilitaire zaken bij ROC van Twente Katyana Ottink was daarom nogal sceptisch in het begin: “Hoe hou je met alle partijen het bestek up-to-date? Hoe zorg je ervoor dat je zelf controle krijgt over de ruimtestaten en bestekken? En hoe behoud je financiële controle op uitgevoerd extra werk, zoals  glasbewassing? Doordat we nauwelijks controle hadden op wat betaald was of niet, gingen er af en toe dubbele betalingen de deur uit. Daarnaast moesten we de overzichten vaak terugzoeken in de mail. Dat leverde regelmatig onnodige discussies op”. Kortom, de hulp van een digitaal platfom als GRIP Facility was hard nodig.

“De software van GRIP Facility scheelt ons gewoon echt veel tijd en geld” – Katyana Ottink (ROC van Twente)

Wat doet GRIP Facility?

Financieel contractbeheer zorgt voor controle

Dankzij de contractbeheer software heeft ROC van Twente de controle over de administratieve kant van het schoonmaakcontract en bijkomende financiën weer in eigen handen. Met de digitale facilitaire contractmanager creëert het platform helderheid en structuur voor ROC van Twente. Ottink: “In samenwerking hebben we de financiële administratie van onze schoonmaakcontracten helemaal opnieuw ingericht.”

ROC van Twente kan de contractbeheer software in de toekomst gebruiken om datagedreven beslissingen te nemen. Ottink: “We kunnen onze keuzes dan baseren op basis van de informatie uit het systeem, denk daarbij aan type regiewerkzaamheden en bijbehorende kosten.”

Meten en bewaken dankzij het GRIP Facility KPI-dashboard

Het KPI Dashboard zorgt ervoor dat de KPI’s, die tijdens de aanbesteding zijn vastgesteld, eenvoudig kunnen worden gemeten en bewaakt. Het dashboard biedt de volgende voordelen:

• KPI’s zijn per locatie zichtbaar;
• Leveranciers kunnen zelf bekijken hoe hun resultaten zijn en kunnen zelf gegevens invoeren;
• De VSR kwaliteitsaudit uitgevoerd door Atir wordt geautomatiseerd ingevoerd in het KPI Dashboard;
• Atir kan real-time meekijken met het ROC van Twente op het gebied van calculaties, offertes en facturatie;
• Alle documenten staan op een centrale plek.

Het resultaat voor ROC van Twente: kosten- én tijdsbesparing

Dankzij GRIP Facility heeft ROC van Twente weer grip op de situatie,  zowel op bestekken en de eventuele wijzigingen, als op mutatieoverzichten met financiële resultaten en verrekeningen.

Ottink is enthousiast over de verkregen controle: “Nu is alles goed vastgelegd. Facturen kunnen alleen nog verstuurd worden als het werk daadwerkelijk is goedgekeurd. Ook het vaste werk is altijd onder controle, doordat het mutatiebeheer op dagniveau wordt verwerkt in het contractbeheer van GRIP Facility. Als een extra verrekening nodig is, dan geeft GRIP Facility exact aan hoeveel dit moet zijn en wat de nieuwe vaste maandbedragen worden.”

Het financiële proces is dus heel inzichtelijk en effciënt . “Het scheelt ons gewoon echt veel tijd en geld,” aldus Ottink. “Daarnaast gaan de facturen, als ik ze heb goedgekeurd in contractbeheer, direct door naar de crediteurenadministratie.”

“De software zorgt er in onze samenwerking met ROC van Twente voor dat het administratieve proces transparant verloopt. Discussies over calculaties (en kosten aan verrekeningen) zijn er niet meer en er zijn geen twijfels over de facturatie van extra uitgevoerd werk. Allemaal eenvoudig en inzichtelijk.” – Roy Tibben (Vestigingsmanager bij Asito)

Het resultaat voor de betrokken partijen

Ook de leveranciers van ROC van Twente profiteren van de effecten van GRIP Facility. Asito is een van die leveranciers. De samenwerking is een stuk efficiënter sinds het werken met GRIP Facility. De heldere registratie van afspraken, zorgt onder andere voor duidelijkheid bij facturering. Roy Tibben (vestigingsmanager Asito Groot-Almelo) zegt over GRIP Facility: “De software zorgt er in onze samenwerking met ROC van Twente voor dat het administratieve proces transparant verloopt. Discussies over calculaties (en kosten aan verrekeningen) zijn er niet meer en er zijn geen twijfels over de facturatie van extra uitgevoerd werk. Allemaal eenvoudig en inzichtelijk.”

Een andere leverancier is Visschedijk. Zij verzorgen de schoonmaak voor de percelen Hengelo en Enschede. Visschedijk stapte aan boord op het moment dat GRIP Facility in gebruik genomen werd. Jessica Johannink (District manager bij Visschedijk) is erg te spreken over het systeem : “GRIP Facility is een makkelijk, snel, tijd- en plaats-onafhankelijk systeem om eenduidige informatie in te zien die voor iedereen zichtbaar is.”

Ook is Visschedijk lovend over de transparantie die GRIP Facility biedt: “met GRIP Facility ben je samen met de opdrachtgever volledig transparant, dit werkt prettig in de samenwerking.”

GRIP op facilitaire administratieve schoonmaakproces

Op de vraag of ROC van Twente GRIP Facility aan zou raden, antwoordt Ottink: “Zeker. Met GRIP Facility heb je volledige controle over je administratieve schoonmaakproces. Daarnaast geeft het dashboard eenvoudig prestaties weer die je bespreekbaar kunt maken met je leverancier. In de toekomst verwachten we op basis van de verzamelde data keuzes binnen het schoonmaakproces te kunnen maken.”

ROC van Twente is dusdanig tevreden over GRIP Facility, dat ze hebben besloten de dienstverlening uit te breiden met catering en warme drankenvoorzieningen. Hiervoor worden de kwaliteits -en hygieneaudits uitgevoerd door HTC advies. De gegevens worden automatisch verwerkt in het dashboard. Daarnaast worden de betreffende leveranciers toegevoegd aan de digitale omgeving van ROC van Twente. De implementatie van GRIP Facility bij ROC van Twente betekent voor alle partijen een significante verbetering  van de samenwerking, een resultaat dat naadloos aansluit bij de doelstellingen van GRIP Facility.

Interesse in de contractbeheer software van GRIP Facility? Lees hier meer!