Maak de juiste keuze, die past bij jullie organisatie!

In de dynamische wereld van contractbeheer staan veel organisaties voor uiteenlopende uitdagingen. Vaak ontbreekt het aan overzicht, worden contracten handmatig of in Excel beheerd en zijn deadlines en afspraken voor zowel opdrachtgevers als leveranciers niet altijd even duidelijk. Contractmanagement software biedt de oplossing om deze processen te stroomlijnen, sneller management rapportages te creëren, contracten gemakkelijker te analyseren en de algehele efficiëntie te verhogen. Maar welke essentiële functies moet contractmanagementsoftware bevatten om optimaal te kunnen inspelen op de behoeften van jullie organisatie?

In dit artikel bespreken we de top 8 functies waar je op moet letten bij het kiezen van de juiste contractmanagementsoftware, zodat jullie organisatie het contractbeheer naar een hoger niveau kan tillen. Grip Facility biedt contractmanagementsoftware die al deze functies — en meer — bevat, zodat organisaties hun contracten eenvoudiger kunnen beheren.

1. Contractdossier

Een van de belangrijkste functies van contractmanagement software is de mogelijkheid om contracten op een veilige, generieke en gestructureerde manier op te slaan. De software moet een gecentraliseerd platform bieden waarin alle contracten eenvoudig kunnen worden opgeslagen, beheerd en opgezocht door diverse collega’s tegelijk. Documentbeheer is essentieel voor het snel vinden van contracten en het bijhouden van revisies. Belangrijke aspecten om op te letten:

• Cloud gebaseerde opslag voor toegang vanaf elke locatie.
• Mogelijk om te bepalen wie welke informatie kan inzien
• Mogelijkheid tot opslaan van de volgende contractinformatie:
  • Looptijd van een contract
  • Contactpersonen & contracteigenaar
  • Indexering
  • verwerking gegevens
  • Notulen- & gespreksverslagen

2. Automatische meldingen & acties

Contracten bevatten vaak belangrijke deadlines, zoals verlengingsdata, betalingsverplichtingen of beëindigingsclausules. Het is essentieel dat contractmanagement software automatische meldingen genereert om ervoor te zorgen dat geen enkele deadline wordt gemist, zo blijven jullie als organisatie altijd een stap voor en dit voorkomt juridische of financiële risico’s door het niet naleven van contracttermijnen. Bovendien is het bijzonder efficiënt wanneer je binnen hetzelfde platform kunt samenwerken met leveranciers, waarbij acties die voortkomen uit gemaakte contractafspraken eenvoudig kunnen worden ingepland. Het voorkomt een hoop e-mailverkeer en de software stuurt je herinneringen wanneer deze acties wel of niet zijn uitgevoerd, zodat je beide altijd op de hoogte blijft van de voortgang.

3. De juiste zoekfunctionaliteit en filtering

Met contracten die zich in verschillende stadia bevinden en mogelijk duizenden documenten omvatten, moet een goede contractmanagementsoftware krachtige zoek- en filtermogelijkheden bieden. Dit helpt gebruikers snel specifieke contracten te vinden op basis van gegevens zoals contractsoort, partij, datum of status. Kijk dus goed of de contractmanagement software geavanceerde zoekopties bevat, zoals zoeken op contractnaam, contractstatus, termijn of handtekeningdatum.

4. Performance Dashboard

Een goed performance dashboard is essentieel voor het efficiënt beheren van contracten. Dit visuele overzicht biedt in één oogopslag inzicht in de performance van alle contracten. Een dashboard stelt je in staat om snel prioriteiten te stellen, problemen vroegtijdig te signaleren en strategische beslissingen te nemen op basis van real-time data. Zoek naar contractmanagementsoftware die een gebruiksvriendelijk en een aanpasbaar dashboard biedt waarmee je eenvoudig kunt monitoren hoe je contracten presteren en waar actie nodig is. Belangrijke aspecten om op te letten:

• Real-time overzicht van contract prestaties, voortgang en belangrijke data.
• Mogelijkheid tot het personaliseren van KPI’s per contract
• Visualisaties zoals grafieken en diagrammen voor snelle inzichten in prestaties en trends.

5. Rapportage en analyse

Goede contractmanagement software biedt robuuste rapportage- en analysemogelijkheden, zodat je gedetailleerde inzichten kunt krijgen in je contracten en de prestaties van deze contracten. Dit kan helpen bij het maken van strategische beslissingen, bijvoorbeeld door te zien welke contracten in de toekomst moeten worden herzien, verlengd of worden beëindigd. Wij raden aan om opzoek te gaan naar software dat:

• Duidelijke rapporten over contractstatus, verlengingsdatums en risicopunten kan generen.
• Analytics aangeeft in een rapport om trends in contractdata te analyseren (bijvoorbeeld bepaalde KPI of kosten trends genomen over een bepaalde periode).

6. Beveiliging en toegangscontrole

Contracten bevatten vaak gevoelige en vertrouwelijke informatie. Daarom is het essentieel dat contractmanagement software robuuste beveiligingsmaatregelen biedt, zoals gepersonaliseerde toegangscontrole. Niet elke medewerker hoeft toegang te hebben tot alle contracten. Met rol gebaseerde toegangscontrole kunnen organisaties de toegang tot contracten beperken op basis van iemands functie of autorisatie. Waar je op moet letten:

• Versleuteling van gegevens om vertrouwelijkheid te waarborgen.
• Beveiligde inlogopties (bijvoorbeeld tweefactorauthenticatie).
• Toegangsbeheer op basis van rollen en machtigingen.

7. Integratie met andere Software

Contractmanagementsoftware dient moeiteloos te kunnen integreren met andere bedrijfssystemen, zoals een ERP (Enterprise Resource Planning), FMIS of financieel softwaresysteem. Dit bevordert een efficiënte workflow en voorkomt het handmatig overdragen van gegevens tussen verschillende systemen. Bespreek daarom bij de eerste kennismaking met de softwareleverancier welke integratiemogelijkheden en API’s er beschikbaar zijn voor de bestaande interne systemen binnen jullie organisatie.

8. Flexibiliteit en schaalbaarheid

Wanneer je bedrijf groeit, moet je contractmanagement software meegroeien. Het is belangrijk dat de software flexibel en schaalbaar is, zodat je eenvoudig extra gebruikers, contracten of functies kunt toevoegen. Kies voor een oplossing die zich aanpast aan de veranderende behoeften van de organisatie. Kijk hierbij naar flexibele abonnementsmodellen die zich aanpassen aan je groei en mogelijkheden om extra functies of modules toe te voegen naarmate de organisatie behoeften veranderen.

Kies voor een toekomst met digitaal contractmanagement

De keuze voor de juiste contractmanagement software is van cruciaal belang voor bedrijven die hun contractbeheer willen stroomlijnen, optimaliseren, risico’s willen minimaliseren en de samenwerking met leveranciers willen verbeteren. Het is de sleutel tot het verhogen van de efficiëntie en het waarborgen van een duurzame bedrijfsvoering. Door te focussen op de bovengenoemde acht essentiële functies, zorg je ervoor dat je een oplossing kiest die niet alleen voldoet aan de huidige behoeften van je organisatie, maar ook toekomstbestendig is.

Grip Facility biedt uitgebreide contractmanagement software met al deze functies en meer. Het afgelopen jaar hebben we diverse organisaties geholpen om de stap te zetten naar digitaal facilitair contractbeheer, deze organisaties zijn klaar voor de toekomst!

Benieuwd hoe Grip Facility jouw organisatie kan helpen? Neem contact met ons op voor een demo en ontdek hoe onze software jouw contractbeheer kan optimaliseren.