Stad Antwerpen
Hoe beheer je een schoonmaakcontract van meer dan 400 gebouwen? En hoe kun je als stad afspraken maken die je ook daadwerkelijk kunt monitoren? Het waren vragen waar de stad Antwerpen tegenaan liep toen ze in de zomer van 2019 een aanbesteding uitzetten voor een contractbeheerprogramma. Dit is waarom zij kozen voor GRIP.
✓ Overzichtelijk ✓ Accuraat ✓ Controle
Over de stad Antwerpen
De stad Antwerpen is qua inwoneraantal de grootste in België. Toeristen kunnen er veel beleven en ervaren. Met meer dan 204 km² aan grond zijn er volop musea, winkels, restaurants en andere culturele locaties te bezoeken. Maar Antwerpen bevat natuurlijk meer, denk aan: kinderdagverblijven, publieke gebouwen, politiebureaus, gemeentelijke loketten en districtshuizen. Momenteel heeft de stad meer dan 400 gebouwen in het beheer.
- Locatie: Antwerpen
- Oppervlakte: 204,5 km2
- Aantal gebouwen: 400
- Aantal inwoners: 529.417
- Aantal medewerkers: 7.000 – 8.000
- Case categorie: steden
Services:
Met zo’n groot aantal beheerde gebouwen die stuk voor stuk voorzien moeten worden van adequate schoonmaak, zocht de Antwerpen een gebruiksvriendelijke tool waarmee niet alleen contracten beheerd en op- en afgeschaald konden worden, maar ook een die hen hielp de huidige stand van zaken gericht te beoordelen. Met contractbeheer en het KPI-dashboard van GRIP heeft Antwerpen alles wat de stad nodig heeft om spic en span voor de dag te komen.
Rolverdeling & digitalisering
Een stad als Antwerpen beschikt naast vele locaties ook over vele betrokkenen bij hun faciliteiten. Denk aan afdelingschefs, patrimonium verantwoordelijken en gebouwbeheerders. De grootste uitdaging waar de stad tegenaan liep was de rol- en machtiging verdeling van de verschillende facilitair betrokkenen. Voor gebouwbeheerders moest de machtiging bijvoorbeeld beperkter opgesteld zijn dan voor contractbeheerders. Zo moest het voor de gebouwbeheerder mogelijk zijn om een offerte-aanvraag in te dienen, om daarna de contractbeheerder wel of niet akkoord te laten geven. Als dit proces doorlopen was, kon de leverancier vervolgens aan de slag met het indienen van de offerte conform prijsafspraken uit het contract.
Een andere uitdaging was de digitalisering van het proces: ingewikkelde calculaties via de mail en Excel zorgden vaak voor fouten in afspraken. Deze berekeningen moesten omgezet worden naar geautomatiseerde calculaties binnen het programma.
Stapsgewijs implementatieplan
Om de overstap te vergemakkelijken voor alle verschillende betrokkenen bij Antwerpen, hielp GRIP met een implementatieplan met een aantal onderdelen:
- Implementatie calculaties naar GRIP Facility
- Uitleg aan direct betrokkenen van Stad Antwerpen
- Uitleg aan direct betrokkenen van Facilicom als leverancier
GRIP Facility was een nieuw product voor alle betrokkenen. Met het implementatieplan en verschillende uitlegrondes op locatie in Antwerpen konden alle betrokken partijen stap voor stap wegwijs gemaakt worden in het programma. Extra support kon op ieder gewenst moment geboden worden met de supportlijnen.
Controle op een gigantisch schoonmaakcontract
De nieuwe werkwijze was misschien even wennen, maar intussen kunnen de medewerkers van Antwerpen zich bijna niet meer voorstellen dat ze vroeger alles via de mail en Excel deden. Met GRIP hebben ze nu controle over hun enorme schoonmaakcontract dat verdeeld is over meerdere percelen.
Niet alleen worden alle calculaties nu geautomatiseerd berekend, ook de KPI-resultaten voor bijvoorbeeld de technische kwaliteit die worden bijgehouden door Atir België, Facilicom en Antwerpen, worden nu gelogd via het dashboard van GRIP. Zo is er altijd controle op de prestatieafspraken en de financiën.
Samen verbeteren
En daar stopt onze samenwerking niet. Antwerpen helpt zichzelf en GRIP verder verbeteren met regelmatige evaluaties. Bovendien is de volgende stap al in zicht: in de toekomst willen de medewerkers van Antwerpen voor klachten, meldingen en extra aanvragen graag werken met een klantenservice-oplossing die ze kunnen koppelen aan GRIP, zodat een deel van de huidige werking geautomatiseerd wordt.
Hiermee zal het werk in de nabije toekomst mogelijk nog makkelijker gemaakt worden voor alle betrokkenen.
Ook GRIP op je schoonmaakcontracten?
Met de verschillende mogelijkheden binnen GRIP bieden wij het volledige pakket, en met onze uitstekende dienstverlening kan ook jij inzicht krijgen in je schoonmaak. Ontdek hoe wij jou kunnen helpen.
