Digitalisering in de schoonmaak naar een hoger plan
Hoe mooi is het als 2 automatiseerders in facilitaire dienstverlening samen mogen werken aan hetzelfde project bij een grote opdrachtgever. En als partijen dan ontdekken dat door systemen te koppelen schoonmaakbedrijven en opdrachtgevers veel beter bediend kunnen worden! Stephan Simons en Niels van den Berg vertellen enthousiast over het begin van hun samenwerking bij Schoonzorg in Amsterdam. Hier werd de kiem gelegd voor een unieke samenwerking in de schoonmaak.
“In een ambitieus tijdsbestek moesten GRIP Facility en CleanJack een geïntegreerd systeem opleveren” vertelt Stephan Simons. Simons is directeur van GRIP Facility. “Een systeem waarin calculaties, planningen en roosters voor schoonmaak worden gemaakt, waar werkorders worden geregistreerd en vervolgens de facturatie en de verloning van personeel wordt aangestuurd. Verloning precies volgens de schoonmaak CAO wel te verstaan. En dat alles binnen een tijdsbestek van zo’n 4 maanden.”
“Een project met een spannende tijdslijn, helemaal als de opdrachtgever maatwerk vraagt” vult Niels van den Berg aan. Van den Berg is directeur van CleanJack.
“Het pakte goed uit omdat de systemen van GRIP Facility en CleanJack complementair zijn. De samenwerking verliep vanaf het eerste moment constructief en prettig. Zowel GRIP Facility als CleanJack zijn gespecialiseerd in digitalisering in de schoonmaak. We spreken dezelfde taal.”
Next level schoonmaakautomatisering en data driven contract management
Tijdens het gezamenlijke project viel het Niels en Stephan op dat er meer raakvlakken zijn. GRIP Facility en CleanJack gingen vervolgens aan tafel om de raakvlakken in kaart te brengen.
“Door modules uit GRIP Facility en CleanJack slim te koppelen, maken we de cirkel van digitaal contract management en schoonmaakautomatisering rond. Er ontstaan waardevolle inzichten. Niet eerder werden een contractmanagement systeem en een proces management systeem op deze manier gecombineerd. Opdrachtgevers en opdrachtnemers kijken naar dezelfde dashboards, monitoren dezelfde kpi’s, werken met dezelfde kwaliteitmeetsystemen en verkorten de lijnen tussen de planning en de uitvoering. CleanJack’s communicatie oplossingen met de werkvloer zijn hierbij een uitkomst!”
Volgens Van den Berg en Simons leveren gedeelde inzichten een betere samenwerking op tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers. Er ontstaat transparantie en vertrouwen.
Om een voorbeeld te noemen: aandachtspunten die bij een kwaliteitsmeting naar voren komen, staan dezelfde dag in de schoonmaak App van de medewerker en worden getoond op de displays van de CleanJack terminals waar schoonmakers zich aan- en afmelden. Zo worden aandachtspunten opgelost voordat ze problemen worden volgens Van den Berg en Simons.
Het gecombineerde systeem van GRIP Facility en CleanJack bestaat uit 5 modules:
- calculatie en taken planning
- roosterplanning, communicatie, registratie van uitgevoerde taken en bestede uren
- proces monitoring, kwaliteit beheersing en KPI monitoring
- aansturen van facturatie en verloning
- analyse en optimalisatie
De modules kunnen stand alone en gecombineerd gebruikt worden.
GRIP Facility en CleanJack hebben ook koppelingen met FMIS systemen, administratieprogramma’s en salarissystemen. Ruimtestaten van FMIS systemen worden gematcht met een calculatie in GRIP, taken uit FMIS systemen worden automatisch ontvangen en kunnen direct worden ingepland. Uitgevoerde werkzaamheden worden automatisch gefactureerd. De verloning van medewerkers kan direct, conform de schoonmaak CAO, worden uitgevoerd.
Dezelfde doelgroepen
Tijdens de brainstormsessies werd het Simons en Van den Berg snel duidelijk dat zij in Nederland en België veel vergelijkbare klanten bedienen. Denk aan schoonmaakbedrijven, zorginstellingen, onderwijsinstellingen, overheid, openbaar vervoer, kantoren, hotels en bungalowparken, grote VVE’s, winkelcentra etc. Voor al deze bedrijven en instellingen ontstaan nieuwe inzichten door data uit verschillende systemen te combineren.
Over GRIP Facility
GRIP Facility heeft sterke wortels in de facilitaire markt. GRIP Facility maakt onder andere software voor calculatie- en contractbeheer, KPI dashboards en een DKS + Audit app en wil hiermee haar visie uitwerken: Digitalisering van belangrijke informatie voor facility management om uiteindelijk de gebruikerservaring in gebouwen te optimaliseren. Om steeds voorop te blijven lopen is de focus 100% gericht op digitalisering binnen facility management. GRIP Facility is een autonoom software bedrijf.
Over CleanJack
In CleanJack maken schoonmaakbedrijven planningen en roosters. Vanuit CleanJack worden taken gecommuniceerd, wordt de uitvoering gemonitord en uren en werkzaamheden gerapporteerd. Verloning wordt aangestuurd volgens de schoonmaak CAO. Met CleanJack krijgen schoonmaakbedrijven grip op de uitvoering, kwaliteit en kosten van schoonmaak. CleanJack kan eenvoudig worden gekoppeld met andere systemen dankzij de CleanJack API. CleanJack heeft systeemkoppelingen met boekhoudprogramma’s, loonadministratiesystemen en ERP systemen.
Interclean
Tijdens de Interclean beurs in Amsterdam van 10 tot en met 13 mei zullen CleanJack en GRIP Facility zich gezamenlijk presenteren. Beide bedrijven staan op stand 05.524, op de hoek van de robot arena. Het belooft wederom een fantastisch evenement te worden. Atir organiseert samen met Interclean het Facility Inspiration Event, Stephan Simons is een van de sprekers. Digitalisering in de schoonmaak neemt een vlucht. Sensoring en robotisering worden volwassen. Wie werkzaam is in de facilitaire dienstverlening mag dit evenement niet missen!
