Tot voor kort was Excel niet weg te denken uit facility management. Het was dé tool om KPI’s bij te houden, resultaten te rapporteren en gecompliceerde calculaties uit te voeren. Maar nu we wereldwijd steeds meer met Big Data kunnen doen, kon facility management natuurlijk niet achterblijven. Dus is het tijd voor afscheid én tijd voor vernieuwing. En wel om drie redenen.

De voor- en nadelen van Excel

Excel kent voor- en nadelen. We belichten ze hieronder stuk voor stuk:

1. Excel is enorm geschikt voor ingewikkelde dingen: wat je ook maar wilt berekenen, Excel heeft er een formule voor. Maar daar schuilt ook meteen het probleem. Omdat er zoveel kan, is het programma ook enorm foutgevoelig. Een ochtendje niet scherp? Vervang een cijfer voor een ander en je rapportage klopt niet meer. Dus hoe geschikt is het dan nog?
2. Het programma werkt goed voor kleine projecten: maar wil je samenwerken met andere stakeholders, dan is dit bijna onmogelijk. Bijvoorbeeld wanneer je als opdrachtgever de eindverantwoordelijkheid hebt en akkoord moet geven, de leverancier aanmerkingen moet kunnen geven en de adviseur wijzigingen moet doorvoeren. Misschien dat je met engelengeduld en versies bijhouden ergens kunt komen. Maar ver is het zeker niet.
3. Geen mogelijkheid tot koppelen: Excel is voor opdrachtgevers, op enkele uitdraaien na, niet te koppelen met belangrijke systemen die voor automatische data-input kunnen zorgen. Denk hierbij aan FMIS- (voor bijvoorbeeld ruimteboeken en tickets), leverancier-, kwaliteitscontrole- of eigen interne systemen. Op de lange termijn geeft het weinig inzicht, en ook benchmarken is met Excel een stuk complexer, omdat de informatie niet automatisch wordt gegenereerd.

Excel alternatief

Maak facilitair contractmanagement efficiënter, makkelijker en leuker met een Excel-alternatief. Een eenvoudige, maar krachtige online tool voor facilitair contractmanagement is hierbij de oplossing. Dit kun je allemaal met een sterke tool:

Gemakkelijk delen en samenwerken

Met digitale facilitaire contractmanager werk je in een online omgeving, waarin je zowel een facilitair dashboard voorhanden hebt als een contract management tool. Je kunt er gebruikers aan toevoegen om samen de data te bekijken, analyseren en delen. Ook kun je gemakkelijk tegelijkertijd samenwerken, zonder het gevaar te lopen dat je naar de verkeerde versie kijkt, met foutieve informatie werkt of dat je bestanden kwijtraakt. Creëer de ideale samenwerkomgeving voor alle stakeholders. Zo weet je zeker dat alle neuzen dezelfde kant op staan en dat iedereen werkt met de juiste informatie.

Data driven facility management

Natuurlijk kun je genoeg halen uit zelf gerapporteerde cijfers binnen Excel. Met zelf-ingevoerde data en de juiste berekeningen kom je uiteindelijk wel tot de nodige conclusies. Maar daar ligt de crux: uiteindelijk. Want het kan je niet ontgaan zijn dat er flink wat tijd zit in alles zelf invoeren, berekenen en analyseren. En dan ben je nog niet eens begonnen met conclusies halen uit de data.

Efficiënt werken in realtime dashboards met de juiste data en met weinig ruimte voor menselijke fouten vraagt om automatisering. Pas met een online facility management tool heb je die handvaten die data driven facility management echt mogelijk maken. En makkelijk! Je hoeft immers niet meer te vertrouwen op een stukje intuïtie en je eigen kunde binnen Excel. Je focus ligt nu op het opstellen en naleven van contracten, het vaststellen van de KPI’s en het uitvoeren van audits, zoals het hoort.

Efficiënt werken in realtime dashboards met de juiste data en met weinig ruimte voor menselijke fouten vraagt om automatisering.

Automatische koppelingen

Zoals gezegd is Excel ontzettend veelzijdig. Ben je een beetje handig met cijfers en formules dan kun je een hele hoop. Maar wat Excel niet kan, is een automatische koppeling maken met belangrijke facility managementsystemen. Zo mis je een hoop data die je zelf moet toevoegen of bijhouden in je verschillende Excel-bestanden. Niet zo efficiënt. Zeker niet als je faciliteiten extreem uitgebreid zijn.

Een goede digitale facilitaire contractmanagerkan dit wel. Vanuit het systeem is gemakkelijk een koppeling te maken met onder andere:

• FMIS-systemen: hebben je medewerkers klachten over het pand dat jij faciliteert? Dan wil jij als facility manager natuurlijk kunnen inzien wat voor soort klacht het was, wanneer deze is ingediend en in welk tijdsbestek de oplossing is geboden door de dienstverlener. Dat kan heel gemakkelijk met een koppeling met je FMIS-systeem, evenals data uit het verleden bekijken om een heldere analyse te kunnen uitvoeren.
• Kwaliteitsauditsystemen: om eenvoudig metingen uit te voeren. Denk aan DKS- en VSR-metingen voor de schoonmaak, of HACCP-metingen voor de catering. De beoordeling kan tweewekelijks worden meegenomen in de rapportage. Zo weet je precies wanneer het tijd is om bij te sturen.
• Leveranciersystemen: bijvoorbeeld om de beoordeling van gespreksverslagen bij te houden. Check of de locatiemanager nog wel tevreden is, of juist niet. Komt het cijfer onder een bepaald minimum? Dan weet je dat je actie moet ondernemen.

Kortom, tijd om over te stappen!

Tijd om over te stappen en vooruit te kijken. Data driven facility contractmanagement is here to stay. Met de beste opties tot samenwerken, alle data om data driven facility management te bedrijven en iedere benodigde automatische koppeling voor een helder overzicht, is er geen efficiëntere methode. Dus, waar wacht je nog op?