In een goed functionerende facilitaire keten moeten alle partijen precies hetzelfde bedoelen. Dit wordt mogelijk gemaakt door een aantal door iedereen geaccepteerde controlesystemen. Denk daarbij aan technische controlesystemen bij gebouwbeheer of contractbeheersystemen die gebruikt worden om de uitvoering van het contract, het naleven en controleren van wat afgesproken bij te houden. En dan zijn er ook nog Facility Management Informatiesystemen om bijvoorbeeld processen te automatiseren. Vandaag bespreken we 3 controlesystemen in de schoonmaak.
Als facilitair manager weet je hoe belangrijk gebruikers een schoon pand vinden. Het is misschien wel het onderwerp waarover gebruikers van een gebouw het makkelijkst over klagen. Soms is de kritiek terecht, maar heel vaak ook niet. In het laatste geval gaat het om een gevoel dat niet is onderbouwd. Je wilt dan weerwoord kunnen geven. En wanneer ‘jouw’ object echt vuil is, wil je daar natuurlijk het schoonmaakbedrijf op kunnen aanspreken.
Vinger langs de plinten
Hoe bepaal je als beheerder van een gebouw wat ‘schoon’ of ‘vuil’ is? Het makkelijkste antwoord lijkt: even je vinger langs de plinten halen, en eventueel nog controleren of prullenbakken leeg zijn en of het toilet er een beetje fris uitziet. Zo ging het vroeger. Maar voor beheerders met meerdere, soms tientallen panden is dit een geen optie.
Los van de haalbaarheid, er ontstaat geen objectief beeld, en dat maakt het indienen van eventuele klachten bij ketenpartners lastig. Evenmin kun je je na zo’n controle verdedigen als je interne klanten onterecht klagen. Je hebt geen gegevens of data. Dan wordt het algauw een welles-nietes discussie.
In plaats daarvan wil je als facilitair beheerder duidelijke richtlijnen hebben waar je je schoonmaakbedrijf op kan afrekenen. Uiteindelijk maakt dat de samenwerking en communicatie voor iedereen duidelijker en prettiger.
3 controlesystemen voor schoonmaak
Kortom, in de facilitaire keten is het cruciaal de schoonmaakprestaties objectief te kunnen beoordelen zodat iedereen er zich in kan vinden; er ontstaan dan geen vervelende en tijdverspillende discussies. Daarvoor is een aantal systemen in het leven geroepen, die ik hieronder beschrijf.
Wat is het Dagelijks Kontrole Systeem (DKS)?
De Vereniging Schoonmaak Research (VSR) heeft het Dagelijks Kontrole Systeem (DKS) ontwikkeld. Met deze steekproefcontrole kun je snel en eenvoudig een schoonmaakcontrole (laten) lopen.
Doel is de kwaliteit van het schoonmaakproces te bewaken. Het voordeel van DKS is dat bij geconstateerde problemen direct kan worden ingegrepen. Het is zelfs ooit bedacht als coaching systeem. Je kunt ermee volgen hoe een medewerker of afdeling zich ontwikkelt in de loop van tijd.
Bij het lopen van de schoonmaakcontrole ben je met dit systeem zaken te objectiveren. Denk daarbij aan het vastleggen van locaties en ruimtes. Deze kunnen ingedeeld worden in categorieën en je kunt het hebben over hoe schoon een object is. Denk aan een bureau met stoel bijvoorbeeld. Toch blijft de waarneming subjectief.
Wat is het VSR-Kwaliteitsmeetsysteem (VSR-KMS)?
Het doel van het VSR-Kwaliteitsmeetsysteem (VSR-KMS) is om objectieve criteria voor ‘schoon’ en ‘vuil’ te kunnen hanteren. Het is samen ontwikkeld door VSR en TNO en moet voor zowel schoonmaakbedrijven als opdrachtgevers acceptabel zijn. Het gaat hier uitsluitend over een visuele beoordeling.
Door middel van VSR het mogelijk om in contracten een minimum aanvaardbaar schoonmaakniveau vast te leggen en een objectief onderscheid te maken tussen goed en slecht schoonmaakonderhoud. Je kunt dit systeem niet zomaar gebruiken.
VSR-KMS is vastgelegd in een nationale norm voor de beoordeling van schoonmaakonderhoud, NEN 2075. Ook past VSR-KMS perfect binnen de Europese norm, EN 13549. Een VSR certificaat is dan ook verplicht om controles te moegen lopen.
Het systeem is op de meeste gebouwsoorten en ruimtecategorieën toepasbaar. Het systeem objectiveert je waarneming maar legt weinig data vast van bijvoorbeeld gebruikers.
Wat is het Europees Resultaatgericht Kwaliteitsmeetsysteem (ER-KMS)?
Met het Europees Resultaatgericht Kwaliteitsmeetsysteem (ER-KMS) meet je de kwaliteit van het schoonmaakwerk per ruimte. Dit niveau loopt op van 1 tot en met 6. Hoe hoger het afgesproken kwaliteitsniveau, hoe minder fouten (in jargon ‘verstoringen’) je na de schoonmaak mag vinden.
Dit systeem, dat voldoet aan de Europese norm EN 13549, wordt steeds vaker gebruikt in resultaatgerichte schoonmaakcontracten.
Bij ER-KMS wordt in rapportages veel aandacht besteed aan de situatie zoals deze wordt aangetroffen door een controleur. Vaak wordt in dit systeem de nadruk gelegd op het analyseren van de constateringen.