De schoonmaak in het St. Antonius Ziekenhuis Nieuwegein en Utrecht wordt in eigen beheer uitgevoerd. Om deze eigen dienst te monitoren, maakt de afdeling Faciliteiten & Vastgoed gebruik van het Dagelijks Kontrole Systeem (DKS). Sinds kort wordt ook gebruikgemaakt van een softwaretoepassing van GRIP – facility Data Solutions software partner van schoonmaak adviesbureau Atir, dat controles efficiënter, inzichtelijker en professioneler maakt

Het schoonmaakonderhoud van de locaties van het St. Antonius Ziekenhuis in Utrecht en Nieuwegein vindt, met uitzondering van de poliklinieken op locatie Nieuwegein, in eigen beheer plaats. Voor de uitvoering van de werkzaamheden is een tweedeling in medewerkersgroepen gemaakt. De verpleegafdelingen worden schoongemaakt door roomservicemedewerkers. Zij zijn naast de uitvoering van schoonmaakwerkzaamheden onder andere verantwoordelijk voor de verstrekking van voeding aan de patiënten, de bevoorrading van materialen op de afdeling (bijvoorbeeld verbandmaterialen en linnenvoorziening) en de bezorging van post. De overige ruimten worden door schoonmaakmedewerkers onderhouden. Zij voeren enkel schoonmaakwerkzaamheden uit en worden aangestuurd door teamleiders en voorwerkers. Zij staan weer onder leiding van Wenny Braam, afdelingshoofd Services. Het St. Antonius Ziekenhuis heeft bewust gekozen voor een eigen schoonmaakdienst. Wenny: ‘We beheren een deel van de schoonmaak in huis, omdat we vinden dat we met een eigen dienst flexibeler op de vraag van onze klanten kunnen inspelen. De dienstverlening wordt op onze locaties professioneel aangepakt. Zo hebben wij in 2012 samen met SVS een maatwerk schoonmaakopleiding ontwikkeld met eigen cursusmateriaal dat specifiek gericht is op het St. Antonius Ziekenhuis. Deze opleiding wordt enthousiast ontvangen door onze medewerkers en draagt bij aan een professionele uitvoering van de werkzaamheden.’

DKS-software

Een volgende stap in de professionalisering van de eigen schoonmaakdienst was het structureel beoordelen van de technische kwaliteit. Hiervoor is het St. Antonius Ziekenhuis gebruik gaan maken van VSR-DKS (het Dagelijks Kontrole Systeem dat is ontwikkeld door de Vereniging Schoonmaak Research). Dit controlesysteem helpt medewerkers het uitvoeringsproces te optimaliseren. Wenny zegt hierover: ‘We zijn begonnen om de metingen door een onafhankelijke medewerker te laten uitvoeren en de resultaten handmatig uit te werken. Vervolgens heb ik een app voor de smartphone ontwikkeld om resultaten meteen in een Excelbestand te krijgen en daarmee het proces efficiënter te maken. Begin 2015 zijn wij in gesprek geraakt met Rob Toorenburgh, consultant bij adviesbureau Atir. Hij adviseerde ons bij diverse schoonmaakvraagstukken. Tijdens dit gesprek hebben we kennisgemaakt met GRiP, een webbased platform voor dashboard reporting waarmee, met ondersteunende applicaties, de prestaties van verschillende facilitaire diensten inzichtelijk kunnen worden gemaakt.’ Wenny besloot een pilot te starten met gebruikmaking van de DKS-app waarmee via een tablet de DKS-metingen uitgevoerd worden. ‘De resultaten van de meting zijn direct zichtbaar in het GRiP-dashboard. Het dashboard geeft een overall beeld van de schoonmaakkwaliteit in het ziekenhuis. Indien gewenst kunnen we inzoomen op afdeling of zelfs op taakniveau.’ ‘Na de geslaagde pilot zijn we overgegaan tot aanschaf van GRiP voor het gehele ziekenhuis. Ik vind dat de kracht van het systeem zit in het directe inzicht in het dashboard. Dat laat zien of de kwaliteitsnorm die we met onze klanten hebben afgesproken, gehaald wordt. Bij een te lage score kan direct worden bijgestuurd en vindt er een hermeting plaats om vast te stellen of de norm alsnog gehaald is. De resultaten van de metingen zijn ook de basis voor de gesprekken met onze klanten en de uitvoerende medewerkers. Als afdeling hebben wij als norm een 8,5 vastgesteld. Dat is hoog maar wij willen voor onze klanten ook een hoog niveau van dienstverlening. En dat we dat kunnen leveren, blijkt wel uit het gemiddelde resultaat dat boven de 9,0 ligt.’

Inventarisatie

Om de schoonmaakkwaliteit te monitoren, wordt op elke afdeling van het St. Antonius Ziekenhuis de kwaliteit vier keer per jaar gemeten door Hermanda van der Lingen. Hermanda is als kwaliteitsmedewerker, naast een aantal andere facilitaire taken, verantwoordelijk voor het juiste kwaliteitsniveau. Het DKS geeft haar daarbij een houvast en biedt inzichten om de kwaliteit dagelijks te monitoren. Hermanda: ‘Omdat wij een cijfermatige uitslag wensen, is het belangrijk dat de elementen in een ruimte worden geteld. Dit viel in het begin wel tegen (in alle ruimten moesten de elementen worden geïnventariseerd die volgens het schoonmaakprogramma moeten worden gereinigd, red.) maar nu dit eenmaal gedaan is, levert mij dit veel tijd op.’ Een gevolg van de inventarisatie én automatisering. ‘Het was in het begin wel wennen om met een tablet de metingen te lopen. Maar nu kan ik twintig tot vijfentwintig metingen per week uitvoeren terwijl dit voorheen rond de vier à vijf per week lag. Ook de elementenlijst (bijvoorbeeld één stoel, één zeepdispenser, één afvalbak, red.) is aangepast op de betreffende afdeling. Zo tref je op de OK-afdeling andere elementen aan dan op een reguliere verpleegafdeling of in algemene ruimten.

Technische mankementen

Naast het vaststellen van de schoonmaakkwaliteit middels DKS, wilde Wenny ook inzicht hebben in de eventuele technische gebreken in het gebouw. ‘In het kader van efficiëntie had het de voorkeur om dit gelijk met de DKS-meting in kaart te brengen. Om daarin te kunnen voorzien, is een extra foutcode met de naam “Facilitair” aan het systeem toegevoegd. De controleur kan dan bijvoorbeeld een kapotte deurknop of beschadigde wand als fout noteren. Deze fout wordt natuurlijk niet meegeteld in de eindscore van het schoonmaakonderhoud. Als er technische onvolkomenheden worden gesignaleerd, wordt de rapportage hiervan direct doorgestuurd naar de afdeling Vastgoed. Zij zorgen dan voor de afhandeling van de geconstateerde gebreken.’